– Ikke rart folk blir forbanna

Møttes våren 2020

Men Taugbøl er ikke alene i sin frustrasjon over PBEs saksbehandling. I mai 2020 tok Oslo Arkitektforening (OAF) kontakt med PBE etter en rekke henvendelser fra medlemmer om treg og uforutsigbar saksbehandling, i håp om å etablere en mer konstruktiv dialog og bedre saksbehandling.

Det ble gjennomført et møte med PBEs øverste ledelse, hvor også Arkitektbedriftene og Norske arkitekters landsforbund (NAL) deltok.

OAF hadde flere møter med PBE under korona og våren 2020 satte OAF sammen en frivillig arbeidsgruppe, med arkitekter med saksbehandlingserfaring fra både Småhusplanen (ytre by) og Kommuneplanen (tett by), forteller Siri Jæger Brudvik, leder i OAF.

– Hensikten var å gå i dialog med PBE for å forstå hvordan situasjonen kunne forbedres i fellesskap og komme med forslag til tiltak. Etter forslag fra PBE gjennomførte arbeidsgruppen blant annet en spørreundersøkelse om hvordan, og hvorvidt pilotprosjektet for Tidlig fordeling hadde utgjort en forskjell.

Arbeidet var konstruktivt, men etter dette fulgte ikke etaten opp som lovet, sier Brudvik.

OAF tok derfor etter hvert initiativ til nye møter, men møtene ble utsatt eller avlyst i siste liten. Etter lang tid med manglende respons fra PBE tok OAF kontakt med NAL og Arkitektbedriftene våren 2022. Sammen gjennomførte organisasjonene en undersøkelse blant sine medlemmer i Oslo og Viken, med spørsmål om saksbehandlingstider, kommunikasjon og mangelbrev.

Undersøkelsen bekreftet at arkitektene opplever at PBE er lite tilgjengelig, mangelbrevene som vilkårlig og at reell saksbehandlingstid er lenger enn PBEs statistikk viser.

– Unødvendig og frustrerende

Rett før sommeren fikk NAL endelig på plass et møte med ledelsen i PBE. Organisasjonene inviterte her til dialog rundt problemstillingene med utgangspunkt i resultatene fra undersøkelsen.

– Det var et lite gjennombrudd, og veldig positivt at de endelig sa ja til et møte. Vi ønsket å ha en konstruktiv og positiv dialog, noe vi var opptatt av å signalisere. Siden det har det dessverre ikke skjedd mer, sier Kari Bucher, generalsekretær i NAL.

I møtet orienterte PBE om at etaten har gjort en stor innsats for å prøve å ta igjen bunken med forsinkede saker, samtidig som de i 2021 hadde en økning på 10 prosent i antall saker og er under et stort press.

– Vi kom også med noen anbefalinger som i all hovedsak gikk på mindre detaljstyring og bedre kommunikasjon. Kanskje kunne man løst noen problemstillinger med å ta en kjapp telefon til ansvarlig søker og be om suppleringer, i stedet for at man må sende ut et mangelbrev, sier Brudvik, og fortsetter:

– Selv om PBE i en del saker finner faktiske mangler, er det problematisk når kravene om tilleggsdokumentasjon, eller mangler, gjentatte ganger kommer helt i siste liten. Det er så unødvendig og frustrerende for alle parter at store ressurser går til spille på grunn av dette.

– Regelverket en utfordring

Arkitektorganisasjonene ba i møtet om at PBE tilgjengeliggjør statistikk på saksbehandlingstider, dispensasjoner, type mangler i søknader, for å bruke til mer målrettet informasjonsarbeid på de områdene hvor utfordringene er størst. Dette har de ikke mottatt.

Det sendes mange søknader hvor ansvarlig søker ikke er arkitekt, men heller privatperson, utbygger eller håndverkerbedrift. For arkitektorganisasjonene hadde det vært interessant å se vite mer om de sakene der ansvarlig søker er et arkitektkontor.

– Vi er opptatt av at dette ikke er noens feil alene. Det er nok flere årsaker, og det kan gjøres tiltak på begge sider av bordet, sier Brudvik i OAF.

Det er viktig å være oppmerksom på at arkitektene ofte er ansvarlig søker i de mest kompliserte sakene, mener Janeche Bull Borander, utviklingssjef i Arkitektbedriftene.

– Det øker sjansene for at PBE har behov for tilleggsdokumentasjon som var vanskelig for søker å forutse. En del informasjon etterspørres i mange saker, men ikke alltid. Det er også en avveining hvor mye dokumentasjon en tiltakshaver både kan forventes, eller vil betale for, å få utarbeidet, bare for å være på den helt sikre siden, sier Borander.

- Utfordringen er at vi har et regelverk som åpner for en praksis hvor tidspunktet for når saksbehandlingen begynner å løpe kan påvirkes av etaten. Hvis PBE hadde offentliggjort den tiden som rent faktisk går fra innsendt søknad til det foreligger et vedtak, hadde det gitt et riktigere bilde av hva man som tiltakshaver kan forvente, sier hun.

Spent på departementet

Ledelsen i PBE tok ikke initiativ til et nytt møte i høst, slik de sa de skulle, sier Brudvik.

Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) leverte før jul en rapport til Kommunal- og distriktsdepartementet med forslag til tiltak for å forenkle og effektivisere byggesaksbehandlingen. Arkitektorganisasjonene ble invitert til et møte med direktoratet i høst på bakgrunn av spørreundersøkelsen, hvor organisasjonen løftet frem praksisen med mangelbrev og saksbehandlingstider.

Rapporten er unntatt offentligheten. Organisasjonene skulle gjerne visst hvilke konkrete tiltak DiBK har foreslått, og er spente på hvordan departementet følger opp forslagene.

– Det er å forvente at de vil se på endringer der man ikke kan utsette saksbehandlingstiden gjentatte ganger ved behov for tilleggsdokumentasjon eller mangler. At avklaring av dette også kan skje raskere enn 12 uker er det også naturlig å undersøke, sier Brudvik.

Borander påpeker at en tydelig avklaring av hva som er mangler med konsekvenser for saksbehandlingstiden, hva som er ønskelig tilleggsdokumentasjon fra kommunen som ikke bør påvirke saksbehandlingstiden, og ikke minst hva kommunene faktisk har anledning til å kreve, kunne gi bedre forutsigbarhet og mindre arbeid for alle parter, og dermed raskere behandling.

PBE: – Beklagelig

OAF har nå igjen tatt initiativ til et møte med ledelsen i PBE.

– Vi ønsker virkelig å bidra til å finne bedre løsninger. Jeg håper PBE denne gangen kan lage en ramme for dialogen med faste møter, slik at vi får nødvendig kontinuitet i saken, jevnlig dialog, og lykkes med å bedre situasjonen, sier Brudvik.

– Vi har fått en direkte utfordring fra politikerne om ikke det er noe prosesser som kan gjøres enklere, om det er noen krav som kan endres. Det hadde det vært veldig interessant å diskutere med PBE, sier Bucher.

Hun forstår godt arkitekter som blir frustrert av reaksjonen de ofte får fra PBE.

– Det er ikke rart folk blir forbanna når folk som kan sakene sine stadig får mangelbrev dagen før fristen går ut. Man taper mye penger og tid, sier Bucher.

PBE har blitt forelagt kritikken fra arkitektorganisasjonene, og etatsdirektør Siri Gauthun Kielland skriver i en e-post til Arkitektnytt at hun forstår kritikken og frustrasjonen fra Oslo arkitektforening, Norske Arkitekters landsforbund og Arkitektbedriftene.

«Det er beklagelig at vi ikke har klart å følge opp den gode dialogen som vi hadde tidligere. Vi vil imidlertid så raskt som mulig ta kontakt med de som representerer bransjen, for igjen få på plass en god og tett dialog», skriver Kielland.