Den samme timen kan ikke brukes to ganger

Så lenge koordinering, kunnskapsoverføring, risikohåndtering og kompetanseutvikling behandles som aktiviteter som helst ikke skal koste noe, vil presset fortsette å ramme de samme områdene: læring, kvalitet og faglig utvikling, skriver Jonatan Svartås.

Av Jonatan Svartås

Jonatan Svartås er landskapsarkitekt MNLA.

Foto: Privat

Rådgiverbransjen står overfor en dobbel utfordring. Prosjektene blir stadig mer komplekse, samtidig som honorarer, marginer og timebudsjetter presses. Resultatet er at koordinering, kompetanseutvikling, opplæring og risikohåndtering i økende grad forventes gjennomført innenfor de samme rammene som tidligere. Problemet er at den samme timen ikke kan brukes to ganger.

Både offentlige og private byggherrer står overfor krevende økonomiske prioriteringer om dagen, og konkurransen i markedet er knallhard. Når oppmerksomheten rettes mot hvordan vi kan redusere ressursbruken i prosjektene, snakker vi langt sjeldnere om hvordan innholdet i prosjektene har endret seg.

Der rådgivere for 20 år siden arbeidet innenfor relativt tydelige faglige avgrensninger, forventes det i dag at de skal navigere i et nettverk av krav, hensyn og avveininger som strekker seg langt utover det enkelte fagområdet, slik er det kanskje aller mest for arkitekter og landskapsarkitekter.

Mange prosjekter prises fortsatt som om verdiskapingen primært skjer gjennom produksjon. Samtidig brukes en stadig større del av arbeidshverdagen på å få løsningene til å henge sammen. Utfordringen er at mye av arbeidet som kreves for å håndtere denne kompleksiteten ikke lenger anerkjennes fullt ut i prosjektøkonomien.

Presset oppstår ikke i et vakuum. Når alle ledd i verdikjeden opplever økonomisk press, oppstår en søken etter effektivisering og kostnadsreduksjon. Kostnadspress har en tendens til å forflytte seg snarere enn å forsvinne. Nederst i verdikjeden finner du de som skal omsette krav, ambisjoner og risiko til gjennomførbare løsninger.

Kontraktspraksisen i store deler av markedet bygger på en forestilling om at betydelige deler av arbeidet ikke er en naturlig del av leveransen. Reisetid, opplæring, overføring av prosjektkunnskap, intern samordning og andre nødvendige aktiviteter anses ofte som ikke-fakturerbare og kontraktsfestes sådan. Disse aktivitetene representerer ikke ineffektivitet. De representerer kompetansebygging, kvalitetssikring og risikostyring. Når slike oppgaver systematisk holdes utenfor det fakturerbare rommet, oppstår en situasjon der en stadig større del av arbeidet som kreves for å levere kvalitet, ikke anerkjennes som arbeid.

Likevel forsvinner ikke behovet for å utføre oppgavene. I mange organisasjoner blir konsekvensen at det oppstår en mer eller mindre uttalt forventning om at prosjektøkonomien likevel skal absorbere deler av denne belastningen. Den enkelte medarbeider havner da i en situasjon hvor oppgavemengden i praksis overstiger det timegrunnlaget prosjektet er bygget på. For rådgiveren som sitter i prosjektet oppleves dette som en stadig mer intens arbeidshverdag.

Konsekvensene blir særlig synlige i kompetanseutviklingen. I teorien skal juniorene avlaste de erfarne medarbeiderne og gradvis vokse inn i mer ansvar. I praksis forutsetter dette at prosjektøkonomien tåler at arbeid utføres som læring. Når budsjettene blir strammere, blir det i stedet rasjonelt å la den mest erfarne personen løse oppgaven direkte. Den kortsiktige gevinsten er åpenbar. Også oppstår det en selvforsterkende situasjon der behovet for erfarne medarbeidere øker samtidig som mekanismene som skaper dem svekkes. De yngre slipper ikke til fordi prosjektene er for pressede, og de erfarne får stadig mindre avlastning fordi de yngre aldri får opparbeidet tilstrekkelig erfaring, satt på spissen.

Kompleksiteten har vokst raskere enn vår evne til å verdsette den, honorarene og kapasiteten til å håndtere den holder ikke tritt og det oppstår et gap som før eller siden må absorberes et sted. Så lenge koordinering, kunnskapsoverføring, risikohåndtering og kompetanseutvikling behandles som aktiviteter som helst ikke skal koste noe, vil presset fortsette å ramme de samme områdene: læring, kvalitet og faglig utvikling. Den samme timen kan ikke brukes til produksjon, koordinering, opplæring, fagutvikling og risikohåndtering samtidig. Dersom alle disse aktivitetene er nødvendige, må de også få en plass i prosjektøkonomien. Hvis ikke fortsetter vi å forbruke kapasitet raskere enn vi bygger den opp.