Organisasjonsutvikling, demokrati og fremtid

Sammenslåingsprosess og First House rapporten

Etter et intenst arbeid med å få slått sammen alle fem arkitektorganisasjonene, som dessverre ikke førte frem, ble det bestemt at NAL trengte å finne tilbake til seg selv. First House ble engasjert i 2016, og en ny og ressurskrevende prosess ble iverksatt.

Det var 37 forslag til endringer i organisasjonen som lå på bordet til RS´ beslutning i 2018.

Forslaget til ny organisasjonsmodell ble stemt ned av RS. Det var en klok beslutning, fordi en landsmøtemodell ville kreve en omorganisering for en liten organisasjon som vi tross alt er.

Oppsummert fra diskusjonen i RS mente man at vi har en bra organisasjonsmodell, men den måtte styrkes i mange ledd.

Her er noen av de viktigste endringene i perioden fra rapporten forelå til i dag:

– Studenter har stemmerett, er representert i landsstyret og tre studentstyrer har egne (beskjedne) midler til å gjennomføre aktiviteter. Alle skolene er representert i representantskapet. I dag utgjør NAL student vår 3. største medlemsgruppe! Det er fremtidens medlemmer, og en svært viktig ressurs for organisasjonen.  

– Fagavdelingen har prioritert større ressurser for politisk påvirkning, og vi har vedtatte politiske satsingsområder, aktivitetsplan, møte med politikere og tilstedeværelse på Arendalsuka. I tett samarbeid med de andre organisasjonene med blant annet Arkitekturpolitisk plattform har vi også gjennomført felles medlemsmøte for å drøfte politikk. Arkitekturpolitikk er oppe jevnlig i landsstyremøter. For å nevne noe.

– President i 100% stilling ble stemt ned av RS. En slik innretning ville ha endret premissene for hele NAL, og ville krevd en ny omstillingsprosess i sekretariatet. I dag har vi en svært dyktig fagsjef, og en kompetent stab som evner å sette fokus og en tydelig og strategisk faglig retning. Våre kjernevirksomheter er politikk og høringer, politiske møter med departementer og Dibk, bærekraftig stedsutvikling (bylivsenteret), kurs og kompetanse, arkitektkonkurranser og rammevilkår. For å nevne noe. Vi har en kommunikasjonsstrategi som henger godt sammen med organiseringen; Presidenten er medlemmenes tillitsvalgt og arkitektenes «ansikt utad». Fagsjefen uttaler seg om arkitekturfag. Generalsekretæren uttaler seg om organisasjon og strategi. Fagpersoner uttaler seg der det er hensiktsmessig i fagspesifikke saker.

– Tidsskriftene skulle opprettholde sin organisasjonsform. Senere har det vært helt nødvendig å se på både ressursbruk, miljøaspektet med to papirutgaver, og en voksende interesse for nyhetssaker på nettet. Som vi har erfart, har gjennomføring av strategien vært svært vellykket og vi har lesertall som ha gått til himmels! Vi har høstet flere priser, og Arkitektur som fagtidsskrift står sterkere enn noensinne. First House sitt forslag om å gjøre Arkitektnytt til en helintegrert del av NALs kommunikasjonsavdeling ble heldigvis ikke gjennomført. Den frie stemmen og redaktørplakaten har vært viktig å opprettholde. Vi har nå en logisk og forståelig fordeling mellom nyhetssaker fra Arkitektur og medlemsinformasjon fra organisasjonen, i henhold til organisasjonens kommunikasjonsstrategi.

– Organisasjonsskolering og struktur for møter.

– Vi har lokalforeningshåndbok, vi gjennomfører møter hver gang en lokalforening konstituerer nytt styre for å kurse i organisasjonsarbeid, rolleforståelse og praktiske rutiner, vi har månedlige teamsmøter med lokalforeningsledere for å holde en jevnlig kontakt. Temaene spenner over alt fra lokale aktiviteter til politikk. Vi har møter med alle representantene en og en i forkant av representantskapsmøter, for å gjennomgå sakslisten og sørge for at alle representantene er trygge i rollen, og at eventuelle uklarheter kan ryddes opp i.

– Vi har stillingsinstruks for president, og landsstyret har instruks som representantskapet godkjenner. Alle styringsdokumenter ligger lett tilgjengelig for hele representantskapet (ja, også First House rapporten).

– Det ble anbefalt å bruke mer ressurser til å drive medlems- og lokalforeningsoppfølging og politisk påvirkningsarbeid. Det er gjort en rekke tiltak. Nye nettsider med kalender over alle aktivitetene i lokalforeningene og NAL. Det er investert i nytt medlemssystem med medlemsbevis. Det er ansatt en lokalforeningskoordinator.

– Alle kurs blir strømmet og tilbys medlemmer over hele landet.

Konsekvenser / lærdommer

Mange av de andre forslagene som ble foreslått i rapporten var gode, men langt fra alle. First House bommet på organisasjonens bæreevne, økonomisk kraft og ressurser, selv om vi den gang var ti flere ansatte i administrasjonen enn i dag. I motsetning til rapportens oppfatning om NALs økonomi, har det vist seg å være helt nødvendig å både nedbemanne og digitalisere for å bli mer effektive og spare penger.

Kravene til leveranser er dog de samme, men å tro at NAL er en stor organisasjon med store økonomiske muskler var en skivebom.

En av de større endringer i tiden etter at FH-rapporten forelå, er de økonomiske rammebetingelsene. Mens medlemsinntektene står for 50% av våre totale inntekter, har ikke disse økt i takt med KPI. Resten av finansieringen må skaffes til veie på andre måter, og staten har nylig fjernet deler av vårt tilskudd til Bylivsenteret. Det ligger et stort potensial her, men gjør oss samtidig svært sårbare for konjunktursvingninger.

NAL trenger alle de medlemmene vi kan få. Alle ledd i organisasjonen må ta ansvar for at arkitekter er medlemmer i NAL. Alle i frivillige verv, alle lokalforeningsledere, styremedlemmer, representantskap og ansatte.

Oppsummert vil jeg understreke at en strategi er en strategi, og strategier blir også litt gamle ettersom tiden går, og ikke alt som er syv år gammelt er gullstandard. En organisasjon må hele tiden evaluere og tilpasse seg endringer. I bransjen, i markedet, i lovverk og i rammebetingelser.

Tillitt må være en forutsetning for tillitsverv

NAL er helt avhengig av tillitsverv og engasjement fra medlemmer. Alle medlemmer i tillitsverv har ansvar for å ivareta organisasjonens interesser og forvalte ressurser og vedtak som er vedtektsbestemt.

Alle våre 4.300 medlemmer har valgt sine 17 tillitsmenn- og kvinner til å representere dem i organisasjonen. Med andre ord, man gir tillitt til en representant som skal forvalte medlemmenes stemme inn i organisasjonen. Disse utgjør vårt representantskap og er øverste beslutningsorgan. En av deres viktigste oppgave er å velge president og styremedlemmer.

Landsstyret er RS´ tillitsvalgte, og må forvaltes deretter. Alle verv i NAL er demokratisk valgt, enten det er landsstyret som velger eller representantskapet som velger. Alle er medlemmer, og alle er arkitekter.

Kontinuitet

Gode og solide organisasjoner prioriterer kontinuitet i sine tillitsverv.  Jeg kan ikke understreke nok viktigheten av dette. For hvert representantskapsmøte treffer vi 50% nye representanter som deltar for første gang i møtet. De mest erfarne mener de for alvor skjønner strukturen og sin rolle som representantskapsmedlem etter et par år, men da er de ofte på vei ut.

Er vi heldige, vil mange ta gjenvalg. Gjennom kontinuitet og hyppige møter ser vi at tilliten styrkes, organisasjonskunnskapen øker, diskusjonene blir bedre og beslutningene klokere.

Kontinuerlig informasjon og opplysningsarbeid

Vi informerer om NALs arbeid gjennom publisering av strategidokumenter og nyhetsartikler på arkitektforbundet.no, vårt ukentlige nyhetsbrev til alle medlemmer, i årsrapporter, i jevnlige digitale medlemsmøter, i sosiale medier (LinkedIn, Facebook og Instagram) og gjennom artikler i Arkitektur, i kronikker og i presseoppslag ellers.

Representantskapsmøtet er åpent for alle. Likevel er det mange som ikke får med seg hva vi arbeider med. Vi legger mye energi og tid i å holde medlemmer oppdatert, men om noen likevel har gått glipp av informasjon eller ikke finner fram: send meg gjerne en e-post.

Det jeg mener vi må heie på fremover, er:

– Det vi fikk til etter First House rapporten. Det er all mulig grunn til å være stolt av alle tiltak. Og fortsette med dynamisk organisasjonsutvikling for på best mulig tilpasse oss tiden og markedet.

– Verdsette organisatorisk hukommelse gjennom å velge tillitsvalgte som kjenner organisasjonen, og som har lyst, overskudd og innsikt til å forvalte både historie, fag, politikk og strategi.

– Lytt til Presidenten. Vi har vært velsignet med kloke, sterke, modige, faglige dyktige presidenter etter FH. De har en sterk stemme det er verdt å lytte til.

– Vilje til å snakke om sammenslåing av arkitektorganisasjonene. Vi må se fremover, minst 10 år. Fem organisasjoner som hver for seg er små, vil samlet sett stå mye sterkere, og vi vil kunne utnytte «kjøttvekta» på en helt annen måte enn i dag, både økonomisk, politisk og markedsmessig.

– Skape begeistring for medlemskap i NAL gjennom aktiviteter i lokalforeningene. Alle som liker å gå på gratis forelesninger i en lokalforening, må bli begeistret til å bli medlem av NAL. Lokalforeningene er NAL og omvendt.